30 façons de simplifier le travail de vos équipes.
Documents à saisir, devis à relancer, dossiers à suivre : découvrez des workflows pour réduire le travail répétitif. Chaque exemple se construit autour de vos outils, de vos règles et des validations de vos équipes.
30 cas d’usage6 domaines de gestionSelon vos processus
Exemple : traiter une facture
RéceptionUne facture arrive
Depuis un email ou un dépôt de document.
Lecture par OCRLes données sont extraites
Référence, date, montant et champs utiles.
VérificationVotre équipe valide
Le dossier est prérempli après confirmation.
Un parcours illustratif, à adapter à vos documents et à vos règles internes.
Repérez les tâches à simplifier
Explorez les cas d’usage.
Ouvrez une fiche pour découvrir le déclencheur, les étapes et un exemple métier.
30 workflows
Documents & donnéesIA & automatisation
Extraire les données des documents par OCR
Récupérer les informations des factures, devis ou formulaires pour préparer leur saisie dans votre logiciel.
Moins de ressaisies depuis les pièces reçues.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un document est déposé ou reçu en pièce jointe.
Lire les champs utiles avec l’OCR
Présenter les données et les points à vérifier
Préremplir le dossier après validation
Exemple d’usage
Une entreprise du bâtiment reçoit une facture fournisseur. Le numéro, la date, les montants et la référence du chantier sont extraits pour préparer la saisie, puis vérifiés par la personne chargée de la gestion.
À adapter à votre entreprise
Types de documents, champs à extraire, références métier et conditions de vérification.
Comparer les documents reçus à votre liste de pièces attendues et préparer les demandes de complément.
Moins de vérifications dossier par dossier.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un dossier est créé ou une nouvelle pièce est ajoutée.
Vérifier la liste des pièces attendues
Signaler les documents absents ou à renouveler
Préparer la relance et actualiser le suivi
Exemple d’usage
Un organisme de formation ouvre un dossier participant. Le workflow vérifie la présence des documents demandés et prépare un message listant les pièces encore manquantes.
À adapter à votre entreprise
Pièces requises par type de dossier, dates de validité et rythme des relances.
Reconnaître le type d’une pièce, proposer son dossier de rattachement et appliquer votre convention de nommage.
Moins de temps passé à ranger et retrouver les pièces.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une pièce rejoint votre espace documentaire.
Identifier le type et les références du document
Proposer un nom et un dossier de classement
Classer la pièce ou demander une vérification
Exemple d’usage
Une agence immobilière reçoit des pièces pour plusieurs biens. Le workflow propose un classement par bien et par dossier ; les rattachements incertains restent à confirmer par l’équipe.
À adapter à votre entreprise
Arborescence, règles de nommage, références utilisées et gestion des pièces ambiguës.
Mettre en évidence les modifications d’un devis, d’un cahier des charges ou d’un document de travail.
Une relecture concentrée sur les changements.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une nouvelle version remplace un document existant.
Comparer les contenus et les champs suivis
Présenter les écarts avec leurs passages sources
Transmettre la comparaison pour relecture
Exemple d’usage
Un bureau d’études reçoit un cahier des charges révisé. Les changements de quantités, de dates et de demandes sont regroupés pour faciliter la revue du chef de projet.
À adapter à votre entreprise
Formats de fichiers, éléments à comparer et responsable de la validation des écarts.
Faire ressortir les informations recherchées et les passages utiles avant la lecture détaillée par vos équipes.
Une préparation plus rapide de la lecture et des échanges.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un document est ajouté à un dossier à étudier.
Repérer les informations selon votre grille de lecture
Rédiger une synthèse avec les passages sources
Soumettre le résumé à la relecture
Exemple d’usage
Un cabinet de conseil reçoit un dossier de consultation. Une première synthèse rassemble les livrables attendus, les dates et les questions à clarifier, avec des renvois au document d’origine.
À adapter à votre entreprise
Rubriques du résumé, informations à rechercher et validation avant utilisation.
Identifier l’objet d’un message entrant et le transmettre à l’équipe concernée avec les informations utiles.
Moins de transferts manuels entre les équipes.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un email ou un formulaire client est reçu.
Identifier la demande et le client concerné
Proposer une catégorie et un destinataire
Créer le suivi ou soumettre le tri à confirmation
Exemple d’usage
Une société de maintenance reçoit des demandes de devis, des signalements de panne et des questions de facturation. Chaque message est orienté vers le bon service ; les demandes ambiguës sont revues.
À adapter à votre entreprise
Catégories, destinataires, règles de priorité et cas nécessitant une confirmation.
Rassembler les données d’un formulaire et attribuer la demande selon votre organisation commerciale.
Des demandes prêtes à être prises en charge.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une nouvelle demande commerciale est enregistrée.
Vérifier les champs et rechercher un contact existant
Créer ou compléter le dossier commercial
Attribuer le suivi selon vos règles
Exemple d’usage
Une entreprise de services reçoit une demande par son site. Les coordonnées, le besoin, la zone d’intervention et les disponibilités sont réunis dans un dossier attribué au commercial concerné.
À adapter à votre entreprise
Champs de qualification, détection des doublons, secteurs géographiques et règles d’attribution.
Assembler les prestations, quantités et tarifs connus pour générer un brouillon de devis à vérifier.
Moins de mise en forme et de calculs répétés.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une demande commerciale dispose des informations nécessaires.
Récupérer les prestations et les quantités
Appliquer les tarifs et les conditions définis
Générer un brouillon pour validation
Exemple d’usage
Un artisan renseigne les travaux et les quantités après une visite. Le logiciel prépare les lignes du devis à partir de sa grille tarifaire, puis lui laisse vérifier et ajuster la proposition.
À adapter à votre entreprise
Catalogue, calculs, options, remises autorisées et validation avant envoi.
Repérer les propositions en attente et organiser les relances sans parcourir les dossiers à la main.
Un suivi commercial plus régulier.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un devis atteint le délai de relance prévu.
Vérifier le statut du devis et les échanges récents
Préparer ou envoyer la relance autorisée
Programmer la prochaine action ou arrêter le suivi
Exemple d’usage
Une agence relance ses propositions restées sans réponse après une semaine. La séquence s’arrête lorsque le client répond, accepte ou refuse, selon les informations disponibles dans les outils reliés.
À adapter à votre entreprise
Délais, modèles de message, nombre de relances et conditions d’arrêt.
Proposer des brouillons de réponse à partir de votre documentation et du contexte disponible dans le dossier.
Moins de rédaction répétitive pour les équipes.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une question client rejoint la file de traitement.
Rechercher les informations dans vos sources validées
Préparer un brouillon ou signaler une information absente
Faire relire et envoyer la réponse par l’équipe
Exemple d’usage
Un distributeur reçoit régulièrement des questions sur les modalités de commande. Le workflow prépare une réponse fondée sur sa documentation ; l’équipe la complète et la valide avant envoi.
À adapter à votre entreprise
Sources autorisées, ton, informations accessibles et sujets à transmettre à une personne.
Préparer la facturation depuis l’activité réalisée
Réunir les prestations validées et les données nécessaires pour préparer les factures à émettre.
Moins de collecte manuelle avant la facturation.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une prestation ou une étape facturable est validée.
Récupérer les prestations, temps ou quantités validés
Appliquer les tarifs prévus au dossier
Préparer les éléments de facturation à contrôler
Exemple d’usage
Une société de nettoyage clôture ses interventions mensuelles. Les prestations confirmées sont regroupées par client pour préparer la facturation, avec les écarts à vérifier avant émission.
À adapter à votre entreprise
Événements facturables, tarifs, regroupements et contrôle avant émission.
Comparer les références, les quantités et les montants pour signaler les écarts avant validation.
Des contrôles d’achat plus faciles à préparer.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une facture fournisseur est enregistrée.
Retrouver la commande et la réception associées
Comparer les données selon les tolérances prévues
Présenter les écarts à la personne responsable
Exemple d’usage
Un grossiste rapproche une facture avec sa commande et le bon de réception. Une quantité facturée différente de la quantité reçue est signalée pour vérification avant validation du paiement.
À adapter à votre entreprise
Références de rapprochement, tolérances, pièces attendues et validation des écarts.
Identifier les échéances dépassées et préparer les relances en tenant compte des règlements et des litiges connus.
Moins de vérifications répétées des échéances clients.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une facture dépasse sa date d’échéance.
Vérifier les règlements et le statut du dossier
Préparer la relance adaptée au retard
Arrêter ou suspendre la séquence selon les mises à jour
Exemple d’usage
Une PME de services prépare les relances de ses factures échues. Les factures réglées et les dossiers marqués en litige sont exclus ; le responsable peut vérifier les messages avant envoi.
À adapter à votre entreprise
Délais, exceptions, modèles de message et source des informations de règlement.
Lire les justificatifs, proposer les champs de dépense et orienter les demandes vers leur validation.
Moins de saisie et de collecte des justificatifs.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un collaborateur dépose un justificatif de dépense.
Extraire les données et proposer une catégorie
Vérifier les champs attendus et les règles internes
Transmettre la demande au responsable désigné
Exemple d’usage
Un technicien photographie un reçu après un déplacement. La date, le montant et le fournisseur sont proposés dans sa note de frais, qu’il vérifie avant de la soumettre à son responsable.
À adapter à votre entreprise
Catégories de dépenses, justificatifs attendus, plafonds internes et circuit d’approbation.
Rassembler les dates clés et avertir les responsables avant les échéances de décision.
Un suivi des contrats moins dépendant des agendas individuels.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une date de rappel prévue pour un contrat approche.
Lire les échéances enregistrées dans la fiche contrat
Notifier le responsable avec les documents utiles
Créer une action de revue et en suivre la décision
Exemple d’usage
Une PME suit ses abonnements logiciels et contrats de prestation. Le responsable reçoit un rappel avant la date de revue prévue afin de décider du renouvellement avec les informations du dossier.
À adapter à votre entreprise
Dates saisies et vérifiées, délais de rappel, responsables et décisions à tracer.
Proposer une affectation selon le type de mission, la zone, les compétences et les disponibilités renseignées.
Moins d’échanges pour trouver le bon intervenant.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une nouvelle intervention est prête à être planifiée.
Vérifier les critères d’affectation de la mission
Proposer une équipe disponible et adaptée
Confirmer l’attribution et transmettre le dossier
Exemple d’usage
Une entreprise de maintenance reçoit une demande sur un équipement. Le logiciel propose les techniciens de la zone disposant des compétences renseignées, puis le coordinateur confirme l’affectation.
À adapter à votre entreprise
Zones, compétences, disponibilités, priorités et règles de confirmation.
Réunir les missions, les créneaux et les contraintes pour préparer une proposition de planning à valider.
Moins de consolidation manuelle pour préparer les journées.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Les missions d’une journée ou d’une semaine sont disponibles.
Regrouper les missions et leurs contraintes
Préparer une proposition de répartition
Valider le planning et informer les intervenants
Exemple d’usage
Une société de livraison prépare les tournées du lendemain. Les adresses, les créneaux clients et les capacités renseignées sont réunis pour aider le coordinateur à organiser et confirmer les tournées.
À adapter à votre entreprise
Créneaux, durées, zones, capacités et possibilités des outils de planification retenus.
Faire progresser le suivi à partir des événements métier et informer l’équipe qui doit prendre le relais.
Moins de mises à jour et de transmissions manuelles.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une étape de traitement est terminée ou validée.
Vérifier les conditions de passage à l’étape suivante
Actualiser le statut et les informations du dossier
Notifier l’équipe suivante et créer son action
Exemple d’usage
Une commande est préparée dans un atelier. Après confirmation du contrôle, le dossier passe à l’expédition et l’équipe logistique reçoit les documents nécessaires pour organiser le départ.
À adapter à votre entreprise
Étapes, conditions de passage, documents requis et responsabilités.
Transformer les informations terrain en un compte rendu structuré à relire avant diffusion.
Moins de rédaction administrative après les interventions.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un intervenant termine son relevé de terrain.
Rassembler les notes, les champs et les photos associés
Préparer un compte rendu selon votre modèle
Faire valider le document par l’intervenant
Exemple d’usage
Un technicien renseigne les travaux réalisés et les observations sur son intervention. Un compte rendu est préparé selon le modèle de l’entreprise, puis vérifié avant d’être partagé avec le client.
À adapter à votre entreprise
Champs terrain, modèle de compte rendu, pièces jointes et destinataires.
Détecter les stocks sous les seuils définis et réunir les informations pour préparer une demande d’achat.
Moins de surveillance manuelle des références à recommander.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un mouvement de stock fait passer une référence sous son seuil.
Vérifier le stock et les commandes déjà ouvertes
Calculer une proposition selon vos règles
Créer une demande à valider par le responsable
Exemple d’usage
Un atelier suit ses consommables. Lorsqu’une référence passe sous le seuil renseigné, le logiciel prépare une demande avec la quantité proposée et le fournisseur habituel, sans passer commande à la place du responsable.
À adapter à votre entreprise
Seuils, quantités, fournisseurs, stocks disponibles et validation de l’achat.
Créer les actions et les demandes de documents nécessaires à l’accueil d’une nouvelle personne.
Moins de coordination répétitive avant chaque arrivée.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une arrivée est confirmée dans le planning RH.
Créer la liste des préparatifs selon le poste
Attribuer les actions et demander les pièces prévues
Suivre les étapes terminées et les points en attente
Exemple d’usage
Une société de services recrute un collaborateur. Les demandes de documents, la préparation du matériel et les rendez-vous d’accueil sont répartis entre les responsables avec leurs échéances.
À adapter à votre entreprise
Postes, documents attendus, responsables et accès aux informations du dossier salarié.
Transmettre les demandes au responsable concerné et mettre à jour le planning après sa décision.
Moins d’emails pour transmettre et suivre les demandes.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un collaborateur soumet une demande de congé ou d’absence.
Rassembler les dates et les informations utiles
Transmettre la demande au responsable pour décision
Actualiser le suivi et informer le collaborateur
Exemple d’usage
Un salarié d’une entreprise de nettoyage demande une absence. Son responsable dispose de la demande et du planning d’équipe pour décider ; le suivi est ensuite mis à jour et la réponse transmise.
À adapter à votre entreprise
Circuits de validation, informations visibles et lien avec les outils RH existants.
Consolider les données validées de présence, d’absence et de rémunération pour préparer leur contrôle.
Moins de fichiers à rapprocher en fin de mois.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
La date de préparation mensuelle de la paie approche.
Récupérer les éléments issus des sources autorisées
Signaler les données absentes ou incohérentes
Préparer un relevé à valider avant transmission
Exemple d’usage
Une PME regroupe les absences validées et les primes du mois. Le relevé est vérifié par le responsable RH avant d’être transmis au prestataire ou à l’outil de paie retenu.
À adapter à votre entreprise
Sources, rubriques, droits d’accès et format attendu par le destinataire de la paie.
Appliquer les règles de calcul validées aux données d’activité et préparer un état détaillé à contrôler.
Moins de calculs manuels et de retraitements de tableaux.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une période de calcul ou un événement prévu est atteint.
Récupérer les résultats et les données validées
Appliquer les formules et les conditions définies
Présenter le détail des calculs pour approbation
Exemple d’usage
Une équipe commerciale dispose de règles de commissionnement définies. Les montants sont préparés à partir des ventes validées et présentés avec leur détail pour contrôle avant prise en compte.
À adapter à votre entreprise
Formules, périodes, conditions d’éligibilité et approbation des montants calculés.
Repérer les relevés incomplets, rappeler les saisies attendues et transmettre les périodes complètes pour validation.
Moins de relances individuelles pour compléter les suivis.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
La date de clôture des relevés de temps approche.
Identifier les relevés encore incomplets
Envoyer les rappels prévus aux personnes concernées
Consolider les temps et demander leur validation
Exemple d’usage
Une agence de conseil clôture ses relevés chaque semaine. Les collaborateurs concernés reçoivent un rappel, puis les chefs de projet contrôlent les temps consolidés par mission.
À adapter à votre entreprise
Périodes, projets, rappels, validations et destinataires des relevés.
Réunir les indicateurs disponibles et préparer une première lecture des résultats avec les données sources.
Moins de préparation de tableaux avant les réunions.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Le jour prévu pour la revue d’activité est atteint.
Consolider les indicateurs définis avec vos équipes
Préparer une synthèse des évolutions observées
Transmettre le rapport pour vérification et partage
Exemple d’usage
Un dirigeant suit les devis, les commandes et les dossiers en attente. Une synthèse hebdomadaire rassemble ces chiffres et propose un commentaire à vérifier avant la réunion de pilotage.
À adapter à votre entreprise
Indicateurs, définitions, périodes comparées et responsables de la relecture.
Repérer les dossiers sans avancée au-delà du délai défini et transmettre une alerte au bon responsable.
Moins de surveillance quotidienne des listes de dossiers.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Un dossier dépasse le délai prévu pour son étape.
Vérifier le statut, la dernière action et les exceptions
Notifier le responsable avec le contexte du dossier
Tracer la prise en charge et arrêter les rappels inutiles
Exemple d’usage
Une entreprise de rénovation repère les dossiers en attente de pièces depuis plusieurs jours. Le responsable reçoit une liste ciblée pour décider des actions à mener avec les équipes concernées.
À adapter à votre entreprise
Délais par étape, exceptions, destinataires et règles de répétition des alertes.
Préparer un compte rendu et une liste d’actions à partir de notes, avec les décisions à confirmer.
Moins de remise en forme après les réunions.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Les notes d’une réunion sont déposées dans le dossier partagé.
Repérer les décisions et les actions évoquées
Proposer les responsables et les échéances mentionnés
Faire confirmer la liste avant de créer les tâches
Exemple d’usage
Après un point de chantier, le conducteur de travaux dépose ses notes. Un brouillon rassemble les décisions et les actions ; il vérifie les affectations et les dates avant leur transmission.
À adapter à votre entreprise
Modèle de compte rendu, outil de tâches, personnes habilitées et validation avant diffusion.
Répercuter les mises à jour utiles d’un logiciel à l’autre et isoler les écarts qui nécessitent un contrôle.
Moins de doubles saisies entre les logiciels.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une donnée suivie est modifiée dans l’outil de référence.
Identifier la donnée et son enregistrement correspondant
Mettre à jour les champs autorisés dans l’autre outil
Signaler les conflits ou les mises à jour impossibles
Exemple d’usage
Un distributeur met à jour les coordonnées d’un client. Lorsque les connexions le permettent, les champs concernés sont repris dans l’outil de facturation, selon la source de référence définie.
À adapter à votre entreprise
Connexions disponibles, correspondance des champs, source de référence et traitement des conflits.
Générer les listes d’actions périodiques, les attribuer et rappeler les échéances aux personnes concernées.
Moins de listes à recréer et à relancer à chaque période.
Voir le fonctionnement
Déclencheur
Une fréquence ou une date de démarrage prévue est atteinte.
Créer les tâches à partir de votre modèle
Attribuer les responsables et les échéances
Rappeler les actions en attente et regrouper le suivi
Exemple d’usage
Une PME prépare sa revue mensuelle. Les vérifications et les documents à réunir deviennent une liste de tâches attribuées, avec une vue commune de ce qui reste à faire avant la réunion.
À adapter à votre entreprise
Fréquences, modèles de tâches, responsables, délais et rappels.
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Ces exemples servent de point de départ. Les connexions disponibles, les données nécessaires et les validations sont étudiées avec vous pour définir le périmètre du projet.
De l’exemple à votre fonctionnement
Partons d’une tâche qui vous prend trop de temps.
Nous étudions comment elle est réalisée, les outils concernés et les règles à respecter, puis définissons le workflow adapté à votre entreprise.
